Empleados

Atención al público: El horario de atención al público en las taquillas de la oficina de tesorería es de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m. 

Cuentas Bancarias
 

En este apartado encuentra información de interés general sobre cuentas bancarias y convenios de nómina para empleados. 

1. Convenios de nómina: Actualmente la Universidad tiene convenio de nómina para empleados para exonerar el cobro de cuota de manejo a las cuentas de nómina, con las siguientes entidades financieras: Bancolombia, Av. Villas y Banco BBVA. A continuación, se detallan los pasos a seguir para solicitar carta de exoneración de cuota de manejo. [Descargue aquí el pdf que explica el trámite]

2. Apertura de cuentas bancarias exclusivas para convenios: los proyectos, convenios o contratos donde la Universidad actúa como contratista se manejan a través de las cuentas bancarias generales de la Institución, excepto para los contratos celebrados con entidades internacionales, entidades territoriales o entes de vigilancia, control, inspección o regulación, cuando dichas entidades exijan la apertura de la cuenta bancaria exclusiva como requisito obligatorio para adjudicar el contrato, convenio o acuerdo.  En este sentido, deben tener en cuenta las siguientes indicaciones: 

• Los pagos de nóminas se realizarán por las cuentas generales de la Universidad. 

• Los supervisores o responsables de los contratos deberán informar a la Tesorería la ejecución de los recursos para hacer el traslado respectivo a las cuentas generales, en un plazo no superior a 5 días hábiles después del cierre de cada mes. En todo caso, la División de Gestión Financiera procederá a deducir el valor correspondiente de la cuenta según el reporte de ejecución presupuestal, al cierre de cada mes.  

• Para mantener el equilibrio financiero del convenio, contrato o proyecto, la Universidad cumplirá oportunamente los compromisos derivados de estos, siempre y cuando, disponga en su caja, los recursos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones, que deberán ser consignados por la entidad contratante. [Descargue procedimiento de solicitud de apertura de la cuenta bancaria]

3. Certificado de rendimientos financieros y de cuentas bancarias: Si alguna dependencia requiere un certificado de cuenta bancaria actualizado o un certificado de rendimientos financieros de alguna cuenta en particular, debe hacer la solicitud de acuerdo con los siguientes pasos: [Descargue aquí el procedimiento para solicitar certificado]

Gestión de recaudos
 

En este apartado puede encontrar información de interés sobre el proceso de legalización de ingresos, medios de pago para facturas de clientes y documentos relacionados con ingresos. 

1. Si requiere recibir recursos del exterior, debe indicarle al cliente en el extranjero la siguiente información: Instrucciones para recibir giros desde el exterior.pdf 

2. Monetización de recursos recibidos del extranjero: Si la unidad académica o administrativa recibió recursos del exterior en la cuenta del apartado anterior, debe realizar el trámite de monetización [Descargue aquí]. 

3. Legalización de reintegros de viáticos, anticipos, etc.: El proceso de legalización de reintegro de viáticos y/o anticipos se realiza cuando la persona a la cual fueron girados los recursos por el viatico o el anticipo no utilizó los recursos o solamente utilizó una parte de ellos. En estos casos, debe realizar el reintegro a la cuenta de la Universidad y realizar el trámite de legalización mediante el formato de reintegro de viáticos y anticipos, el cual debe diligenciarse completamente y enviarse con el soporte de consignación legible (ambos en formato PDF) al correo reintegroviaticos@udea.edu.co, para la respectiva legalización del ingreso. 

4. Legalización ingreso de facturas: Las unidades académicas y administrativas que vendan bienes y/o presten servicios deben enviar al proceso de gestión de pagos y recaudos los soportes de consignación de dichas ventas a más tardar el último día hábil del mes siguiente, para realizar el proceso de legalización del pago de las facturas. Para ello deben diligenciar la plantilla con la información requerida y enviarla con la (s) respectiva (s) consignaciones (en formato PDF) a los correos: recaudos@udea.edu.co y legalizacion.recaudosfinanciera@udea.edu.co  

• Plantilla ingresos a legalizar.xlsx 
• Si tiene dudas sobre el diligenciamiento de la plantilla, puede escribir a los correos recaudos@udea.edu.co y legalizacion.recaudosfinanciera@udea.edu.co.
   

5. Botón de pagos para clientes: Si usted es cliente de la Universidad y desea realizar el pago de su factura por la venta de bienes y/o prestación de servicios, puede realizarlo a través de pagos en línea haciendo clic aquí. Al utilizar este medio de pago, no es necesario el envío del soporte para que la factura sea descargada de su cartera. 

6. Reimpresión de comprobantes de ingreso: Si usted pertenece a una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad y requiere una copia del comprobante de ingreso generado en la legalización del pago de la factura de venta, debe seguir los pasos del siguiente instructivo: VA-GF-IN-12.pdf. Si es un cliente externo, debe solicitar la copia del comprobante de ingreso vía email a los correos recaudos@udea.edu.co y legalizacion.recaudosfinanciera@udea.edu.co 

7. Proceso para devolución de ingresos por error a la Universidad: Cuando por error se realizó una consignación a alguna de las cuentas de la Universidad y esta no debía realizarse, debe solicitar devolución de los recursos de acuerdo con el paso a paso que puede descargar aquí.

Gestión de pagos
 

1. Reimpresiones comprobantes de pago: Si usted pertenece a una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad y requiere una copia del comprobante de pago generado en el pago de la factura del proveedor, debe seguir este instructivo. Si es un proveedor externo, debe solicitar la copia del comprobante de pago al correo informacionpagos@udea.edu.co 

2. Información pagos facturas, viatico, anticipos, etc.: Si es proveedor de la Universidad o empleado y requiere conocer el estado del pago de una factura o de un viatico o anticipo, según sea el caso, debe solicitar información a los siguientes correos electrónicos:  
   informacionpagos@udea.edu.co o ramiro.cardona@udea.edu.co [Descargue documento del trámite]

3. Certificados y trámites: Consulte aquí los valores de los certificados y trámites académicos y administrativos para el año 2024: https://bityl.co/Mbw8