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domingo, 14 de abril 2024
14/04/2024
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Habilitación de puestos de trabajo con herramientas TIC

Habilitación de puestos de trabajo con herramientas TIC

Brinda soporte a los usuarios de la plataforma TI; habilitar los puestos de trabajo con las herramientas TIC necesarias; y además de facultar a los servidores públicos en la utilización de las soluciones TI de la Universidad.

Herramientas colaborativas - Google apps

La Universidad de Antioquia ha escogido la suite Google apps for education como plataforma de trabajo colaborativo. La comunidad universitaria podrá hacer uso de herramientas como Gmail, Google Calendar, Drive entre otras aplicaciones. Este espacio está destinado a solucionar las principales preguntas que surgen durante la implementación o cierre del servicio.

Lo invitamos para que lea el Reglamento de uso y active su cuenta desde un navegador web, así:

  1. Ingrese a la dirección: http://correo.udea.edu.co.
  2. Usuario: Escriba el usuario con el que se registra en el Portal Universitario.
  3. Contraseña: Escriba la contraseña con la que se registra en el Portal Universitario.
  4. Su cuenta será: UsuarioDelPortal@udea.edu.co por ejemplo: pedro.perez@udea.edu.co

Es importante tener presente que en ningún caso, ni la Universidad de Antioquia, ni el personal de la mesa de ayuda, le solicitarán su contraseña de autenticación del Portal Universitario.

¿Cuáles son los beneficios de la plataforma?

La Universidad y todos los usuarios se verán beneficiados con un conjunto de herramientas robustas e innovadoras que permiten:

  • Trabajo seguro desde el equipo de la oficina, en la casa, a través del teléfono móvil e incluso sin conexión.
  • Mayor capacidad de almacenamiento.
  • Mejores canales de comunicación y colaboración.
  • Posibilidad de trabajo más colaborativo, de una manera más productiva.
  • Visualizar la disponibilidad de otros compañeros.
  • Compartir el calendario con las personas que desee.
  • Compartir documentos con los compañeros y trabajar de manera simultánea desde cualquier lugar, con Google Docs.
  • Comunicarse en tiempo real y realizar video conferencias con su equipo de trabajo, a través de Hangouts.
  • Organización y recuperación de mensajes — Con Gmail, podrá gastar menos tiempo organizando folders y encontrando mensajes. Por ejemplo, usted puede añadir una o más etiquetas para organizar y clasificar sus mensajes.

 

Tutoriales

Autenticación en dos pasos en la cuenta de correo institucional

Directorio de contactos en la cuenta institucional

Administración de almacenamiento en Google Drive

¿Cómo solicitar correos institucionales de procesos?

 

Gmail: es más que un correo electrónico, organiza con etiquetas, realiza filtros, accede en cualquier momento y configúralo como quieras. Aprende todo sobre Gmail

Calendar: Permite manejar la agenda, crear eventos, invitar compañeros o aceptar invitaciones de ellos; compartir el calendario con otros y verificar la disponibilidad de los invitados.  

Drive: Con este disco duro virtual podrás almacenar tu información en la nube, subir, descargar y consultar en cualquier momento todo el contenido, lo único que tienes que hacer es descargar Google Drive en tu equipo Mac o PC para que los archivos de tu dispositivo se sincronicen con la nube. Con Google Docs podrás crear tus propios archivos sin necesidad de utilizar otras herramientas. Docs, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y dibujos.  

Chat: Puedes tener una sesión de chat en grupo y convertirla fácilmente en una conversación de video o de voz directamente desde tu computador portátil, el celular o la tablet. Reúnete cara a cara con hasta 15 compañeros de trabajo o clientes desde cualquier lugar con apenas un clic. Programa un Chat desde tu calendario, colabora en tiempo real en un archivo de Google Drive, comparte tu escritorio y permite a otros tomar control de tu pantalla.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa con las personas que actualmente no tienen correo Institucional? 

A todas las personas que estén vinculadas a la Universidad como empleados (    administrativo, docentes), estudiantes (pregrado y posgrado), egresados (previa aceptación de términos y condiciones para el uso del correo electrónico como egresado, el cual se puede realizar en el siguiente enlace Correo Egresados) y jubilados (previa aceptación de términos y condiciones para el uso del correo electrónico como jubilado, el cual se puede realizar en el siguiente enlace Actualizar Datos) se les brindará una cuenta de correo en la plataforma Google Workspace. 
 

Si una persona tiene responsabilidades como profesor y como administrativo ¿puede tener dos cuentas de correo, una para cada rol?  

No, la universidad le proveerá una única cuenta de correo institucional de Google Workspace a las personas vinculadas laboralmente con ella, independiente de los roles que estas desempeñen. Para este tipo de situaciones la recomendación es hacer uso de las etiquetas en Gmail para la clasificación de los correos y, de esta manera, se lleve un orden con los emails recibidos. 
 

¿En caso de presentarse dificultades con el uso de las cuentas de correo en Google Workspace a dónde debo dirigirme? 

La División de Gestión informática habilitó la extensión telefónica 5959 opción 3-1, y los correos electrónicos soporteinformatica@udea.edu.co, atencionportal@udea.edu.co con el fin de brindar asesoría y soporte técnico a los usuarios de las cuentas de correo en Google Workspace. 

¿Qué es el Spam, phishing y Spoofing? 

Para más información, lo invitamos a consultar estos y otros delitos informáticos AQUÍ y como evitarlos en el submenú Delitos informáticos. 
 

¿Si cambio la contraseña del usuario del portal, se cambia la contraseña de Google Workspace y viceversa?  

En el servicio de correo institucional de Google Workspace, existen dos tipos de cuentas, el primero es la que utiliza como nombre un usuario del portal, el segundo, es el que no utiliza como nombre un usuario del portal, por ejemplo, aquellas cuentas de correo que hacen referencia a un servicio, grupo de investigación, programa académico o dependencia de la Universidad (ejemplo: comunicacionesplaneacion@udea.edu.co). En el caso de cuentas del primer tipo, la contraseña siempre es administrada por el portal universitario, por lo que no puede ser cambiada a través de la plataforma de correo electrónico Google Workspace, sólo puede cambiarse en el portal universitario y este cambio se reflejará inmediatamente en la cuenta de correo electrónico. En el caso de cuentas del segundo tipo, estas cuentas no tienen relación con el portal universitario, sus contraseñas se administran únicamente en la plataforma de correo electrónico, por lo tanto, su contraseña debe ser gestionada por la Mesa de Ayuda de Gestión Informática en los correos electrónicos soporteinformatica@udea.edu.co o atencionportal@udea.edu.co. 
 

¿Se puede vincular el correo al dispositivo móvil? 

Si, la mayoría de dispositivos móviles del tipo smartphone son compatibles con la aplicación de Gmail para vincular el correo institucional de Google Workspace. 
 

¿Se pueden crear grupos para enviar correos?  

La creación de grupos está restringida y solo se utiliza para solicitudes específicas (áreas administrativas y comunicaciones), adicionalmente la Universidad creará algunos grupos que son de interés general para la comunidad universitaria. Para hacer la solicitud de apertura de un grupo en el módulo de Google Grupos se debe realizar mediante un ticket por soluciones.udea.edu.co (Empleados administrativos y docentes). Es importante anotar que si usted requiere el envío de correos masivos debe ponerse en contacto con el comunicador enlace de su unidad o con la unidad de comunicaciones de su dependencia. 
 

¿Se puede utilizar información personal en el correo institucional de Google Workspace? 

No. La política de correo es muy clara cuando hace referencia a que, en las cuentas de correo institucionales solo se debe gestionar información derivada de las actividades propias del quehacer universitario. (Información relacionada en el numeral 8 del reglamento de uso del correo electrónico). 
 

¿Cuántos correos me permite enviar por día el servicio de correo institucional? 

En el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, un usuario de correo puede enviar hasta 2.000 correo diarios. Si requiere un servicio de mail marketing debe proceder a través de su enlace de comunicaciones o del área de comunicaciones de su unidad y, en ningún caso, hacer envíos de correo masivo sin el visto bueno del enlace de comunicaciones. Si se envía un correo masivo desde una cuenta institucional, recuerde que debe poner las direcciones de correo electrónico en copia oculta. 

¿Si elimino una etiqueta, se eliminan los mensajes de esa etiqueta?  

No. En el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, los mensajes no hacen parte de las etiquetas, son las etiquetas las que hacen parte de los mensajes. Por lo tanto, sólo es posible eliminar el mensaje utilizando la característica de eliminar mensaje. 
 

¿Si no etiqueté el mensaje y le doy archivar, para donde se va el mensaje?  

El servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, posee en su configuración estándar una etiqueta con el nombre de todos, en la cual se archivarán de forma predeterminada los mensajes que no están etiquetados. 
 

¿Si etiqueto un mensaje, a la persona que se lo envío también le aparece la misma etiqueta?  

No, las etiquetas solo tienen el alcance sobre la cuenta de correo desde la cual fue creada, la persona que recibe un mensaje no recibirá la etiqueta a la cual estaba vinculado el mensaje del remitente. 
 

¿Si se envía un correo se puede solicitar la confirmación de lectura? 

Sí, el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace posee esta funcionalidad, al momento de redactar un mensaje realiza los siguientes pasos: 

  • En la ventana de redacción, haz clic en el icono Más opciones. 
  • Haz clic en Solicitar confirmación de lectura. 
  • Envía tu mensaje. 
  • También puedes usar la app Mailtrack 

 

¿Si me equivoqué al etiquetar un mensaje qué hago?  

Seleccione el mensaje el cual etiqueto, busque la etiqueta y haga clic en la x (eliminar etiqueta). 
 

¿Cómo retiro un filtro? 

Desde la cuenta de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, seleccione Configuración, luego seleccione Filtros. Seleccione el filtro que desea retirar y de clic en eliminar. 
 

¿Si elimino una tarea, se elimina el correo donde estaba?  

No, el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, las tareas sirven para organizar actividades pendientes y su creación se puede realizar a partir de un mensaje de correo electrónico, sin embargo, se puede eliminar la tarea vinculada a un mensaje y esta acción no eliminará el mensaje. 

¿Cómo se bloquea a alguien del chat? 

Para bloquear un contacto en la herramienta de Google chat del servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace realice los siguientes pasos: 

  • Escribe el nombre del contacto que deseas bloquear en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la lista de Google chat. 
  • En el cuadro que aparece, haz clic en Google Chat para abrir una ventana de chat con ese usuario. (El usuario no recibirá ninguna notificación a menos que escribas un mensaje en esa ventana). 
  • En la ventana de chat, haz clic en el menú Acciones. 
  • En el menú, selecciona la opción para Bloquear el contacto en cuestión. 

 

¿Si comparto un archivo y esa persona a su vez se lo envía a alguien más, qué pasa? 

El servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, y específicamente a través de Google Drive, registra todas las acciones realizadas sobre los documentos compartidos, en consecuencia, el propietario del archivo compartido siempre podrá acceder al registro de las acciones ejecutadas sobre el documento en la opción historial de versiones. 
 

¿Si al compartir un archivo le doy la opción editar, automáticamente me actualiza mi archivo de origen?  

Sí, cualquier acción ejecutada sobre un archivo compartido en el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, y específicamente en Google Drive se refleja en el archivo compartido de forma automática. 
 

¿En Google Apps puedo hacer encuestas? 

No, en este caso el servicio está disponible en Microsoft 365 debido a los nuevos lineamientos de almacenamiento en Google Workspace, por lo cual la herramienta Microsoft Forms se utilizará para estos requerimientos. Sin embargo, ten en cuenta que la División de Gestión Informática ha puesto a disposición un nuevo aplicativo institucional para Encuestas que pronto estará a disposición de todos. Por ahora puedes escribir al correo andres.lopez@udea.edu.co si requieres crear una encuesta institucional. 
 

¿Si deseo eliminar un archivo de mi unidad de Drive, que adjunté a través del correo, que debo hacer?  

Google Drive se comporta de igual forma que un disco duro local, si se desea eliminar un archivo de Google Drive, solo debe ir a la unidad de Drive, seleccionar el archivo y eliminarlo, en este caso no se verá afectado el correo enviado/recibido por ese archivo adjunto. 
 

¿La capacidad de Google Drive está atada a la del correo? 

Sí, la capacidad total de una cuenta de correo institucional alojada en la plataforma de Google Workspace está compartida entre los módulos de Gmail, Google Fotos y Google Drive. La capacidad varía según su rol en la Universidad (Estas se comparten en el siguiente enlace (Lineamientos de almacenamiento en Google Workspace). 
 

¿En Drive se puede perder información?  

Ningún sistema de correo es 100% confiable, sin embargo, los estándares de seguridad utilizados por el servicio de correo institucional alojado en Google Workspace, son de los más altos disponibles a nivel mundial y de ser necesario se puede solicitar la recuperación de un archivo del módulo de Google Drive o un correo de Gmail a través de soluciones.udea.edu.co. 
 

¿Si se comparte un archivo en Drive con una persona que no tiene cuenta de Google Workspace o en Gmail, por ejemplo Hotmail, lo puede ver o editar? 

La funcionalidad de trabajo colaborativo en línea sobre documentos de Google Workspace es exclusivo para cuentas correo de Google for Education o Gmail, sin embargo, las personas que tengan cuentas de correo de dominios diferentes, una vez se comparta el archivo en Google Workspace, le llegará un enlace para visualizar o descargar el archivo. 
 

¿Existe alguna opción que permita ver qué personas han visto un archivo, por ejemplo, un acta?  

Sí, el servicio de correo institucional alojado en la plataforma de Google Workspace, posee este tipo de funcionalidad a través del historial de revisión, el cual permite al propietario de un archivo ver las acciones ejecutadas sobre él. 
 

¿Se puede ver qué persona tiene separado o solicitó determinado recurso o espacio?  

Sí es posible, para ello ejecute el siguiente procedimiento: 

  • Abra su calendario institucional en la plataforma Google Workspace por el módulo de aplicación o ingresando por calendar.google.com. 
  • Cree en su calendario, un evento a la fecha y hora en la cual requiere conocer quién tiene reservado un determinado recurso o sala. 
  • En la sección de invitados del nuevo evento, se debe hacer clic en salas o recursos según corresponda. Se debe desactivar la casilla “Mostrar solo disponibles”. 
  • Hacer clic en la sala o recurso del cual requiere conocer quién lo tiene reservado. En la sección de definición de horario del evento, hacer clic en la pestaña “Ver disponibilidad”. 
  • En la vista de disponibilidad, ubique el puntero del mouse sobre el evento que aparece en la columna que corresponde al recurso que requiere consultar, de este modo se le muestra la información del evento incluyendo la dirección de correo de quien creó este evento. 

 

Instalación de software licenciado y de uso libre

La Universidad de Antioquia cuenta con un modelo de licenciamiento “Campus Agreement” que permite que los equipos adquiridos para uso institucional, puedan utilizar las últimas versiones de Sistema Operativo y paquete ofimático Microsoft Office.

Antes de tomar una decisión sobre la compra o instalación de un software, se recomienda consultar con la División de Gestión Informática para el respectivo cumplimiento normativo.

Para mayor información

gestioninformatica@udea.edu.co

Consulte el instructivo para la instalación de software licenciado y de uso libre.

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