¿Cómo convocar un proceso de representación?

Las unidades académicas y administrativas, con el apoyo de la Secretaría General, convocan a elecciones de los representantes de los estamentos en las diferentes instancias de participación en la Universidad de Antioquia. Conoce el paso a paso de este proceso.

Identificación de la necesidad

La unidad académica o administrativa debe identificar la necesidad de convocar a ocupar los espacios de representación cuando se advierta la renuncia, la terminación o la vacancia de las representaciones:

Para esto es clave la elaboración un mapa de las instancias de participación de la dependencia y las vigencias. Que como mínimo debe contener:

- Instancia

- Norma que la regula

- Estamento

- Vigencia del representante

 Conoce las instancias y las normas que regulan la representación en la Universidad de Antioquia

Elaboración del acto administrativo

Antes de iniciar la convocatoria es necesario concertar las fechas con la Secretaría General para determinar el cronograma del proceso. Cada unidad debe elaborar un acto administrativo, considerando un tiempo prudencial para cada etapa y las necesidades específicas del proceso.

Este documento como mínimo debe contener:

• Sustento normativo.

• Fecha de inscripción de los aspirantes a elegir (plancha –principal y suplente- o candidato)

• Personas que pueden participar y determinar los requisitos, bien sea para los que aspiran a esa representación y para quienes fungirán como electores.

• Veedores del proceso podrán ser profesores, estudiantes, empleados administrativos y egresados.

• Numeral que dirima las situaciones situaciones de empate.

• Numeral que indique el derecho al voto en blanco.

• Numeral que indique que sucederá en caso que la elección se declare desierta (cuando no se inscriben aspirantes).

• Fecha y hora en que se desarrollarán las votaciones.

• Acta de instalación y de resultados.

 Descarga la plantilla para elaborar el acto administrativo que convoca el proceso

Difusión y reporte a la Secretaria General

Para alcanzar un mayor impacto en las acciones de comunicación del proceso, se sugiere analizar los públicos convocados en función de los canales y mensajes. Se debe informar con claridad los tiempos y requisitos señalados en el acto administrativo que lo regula.

Para esto se debe tener en cuenta:

Igualdad y transparencia

- La información que se publica de los aspirantes debe ser homogénea.

- La ubicación de la información de cada uno, corresponde al orden de inscripción.

- La Universidad facilitará desde los medios de comunicación institucionales, la difusión de las etapas del proceso, las propuestas y hojas de vida de los aspirantes en condiciones de igualdad y transparencia.     

Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos

El uso de las bases de datos institucionales es exclusivo para el envío de información relacionada con los ejes misionales de la Universidad, debe cumplir con los principios de pertinencia y oportunidad.

Los servidores administrativos que tengan acceso a los datos almacenados de la comunidad universitaria no podrán compartirlos con quien realice solicitudes particulares.

En cumplimiento de la Ley 1581 del 2012, así como del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 la Universidad adopta la Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos, así:

• Resoluciones Rectoral 38017 del 2013

• Resoluciones Rectoral 39994 del 2015 

Para cargar el proceso en el aplicativo de consultas y elecciones se deben concertar previamente día y hora en que se realizará la votación y remitir al correo participacion@udea.edu.co el acto de administrativo que lo convoca y las fotografías 86 x 60 pixeles, en formato jpg de los aspirantes. En caso de no contar con ellas se cargará una genérica. 

Instalación y resultados

Para ambos eventos se debe se recomienda citarlos por lo menos quince minutos antes de cada evento y confirmar la asistencia previamente.

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 Descarga la plantilla para elaborar el acta de resultados