La División de Gestión Documental invita a todos los servidores de las dependencias académicas y administrativas, a realizar el proceso de transferencia documental primaria de los archivos de gestión al archivo central.

Mediante Resolución Rectoral 30238 del 26 de mayo de 2010, se adoptaron e implementaron las Tablas de Retención Documental para la Universidad de Antioquia.

Es de resaltar el Acuerdo No. 038 del 20 de septiembre de 2002, el cual en sus artículos primero, segundo y quinto, establece la responsabilidad de los servidores públicos con respecto a los documentos de archivo.

Circulares

• Circular de Transferencias documentales primarias 2019
• Circular organización de expedientes contractuales
• Circular transferencia de programas académicos
• Circular uso de tintas

Formatos

• Acta de descarte - SG-GD-FO-004
• Acta de entrega y recibo de inventario natural - SG-GD-FO-014
• Cuadro de clasificación documental - SG-GD-GU-012
• Formato de Inventario natural - SG-GD-FO-003
• Formato para la Transferencia documental del programa de curso - VD-FO-002
• Formato único de Inventario documental - SG-GD-FO-002
• Hoja de control cruzado para documentos físicos y electrónicos - SG-GD-FO-005
• Hoja de control para archivos de gestión - SG-GD-FO-001
• Índice de transferencia de programas de cursos - SG-GD-FO-013
• Listado de documentos que no se transfieren al archivo central - SG-GD-FO-006
• Listado de tipologías básicas - SG-GD-FO-007
• Nota aclaratoria - SG-GD-FO-008
• Rótulo unidad documental - SG-GD-FO-009
• Rótulo unidad documental electrónica - SG-GD-FO-010

Guías

• Guía para la entrega de documentación a cargo por desvinculación o traslado - SG-GD-FO-002
• Guía para la organización de archivos de gestión
• Guía para realizar la transferencia documental primaria al archivo central - SG-GD-GU-01 

Procesos técnicos

• Planear y definir herramientas archivísticas - SG-GD-PR-01
• Producción documental en Archivos de Gestión -  SG-GD-PR-02
• Trámite documental en Archivos de Gestión - SG-GD-PR-03

Observaciones

Si dentro del proceso de transferencia al Archivo Central requiere de asesoría para verificar el correcto diligenciamiento de los formatos, la documentación que no debe transferir, carpetas con las especificaciones requeridas, entre otros, puede hacer esta solicitud antes de la fecha programada para su transferencia.

No se recibirán documentos que no estén relacionadas en el Cuadro de Clasificación Documental o fuera de las fechas programadas para cada dependencia.

Para la transferencia de la documentación la División de Gestión Documental (Bloque 8, piso 5), debe solicitar con anticipación el servicio a Logística e Infraestructura a través de Soluciones UdeA.

Cualquier aclaración con respecto a la transferencia, comuníquese a las extensiones; 5030, 5032, 5033 y 8033 o al correo electrónico: gestiondocumental@udea.edu.co